Сотрудничество «Техфорвард» с компанией заказчика началось в 2017 году, и за это время мы успешно реализовали для предприятия более 45 проектов различных масштабов и сложности. Среди них — как внедрение ИТ-решений, так и доработка SAP-системы в части материально-технического обеспечения на базе модуля ТОРО и системы SAP MRS (Multiresource Scheduling System).
Помимо внедрения готовых решений и улучшения текущей ИТ-системы заказчика, мы интегрировали модуль SAP MM (Material Management) со сторонней системой, а также реализовали более 15 проектов в рамках развития ТОРО.
Наша компания также тесно работает с заказчиком в направлении заказной разработки кастомизированных решений сейчас реализует ряд проектов для различных бизнес-единиц предприятия, среди которых — разработка персонализированных оперативных дашбордов для отдела закупок с ролевой моделью для выполнения ряда бизнес-процессов.
Какие были предпосылки для этого
В состав организации входят четыре завода, которые расположены в различных частях Российской Федерации и разных часовых поясах. Изначально в компании отсутствовала унифицированная методика отчетности и расчета KPI. Из-за этого в головной центр подавалась искаженная информация, что влияло на качество принимаемых решений.
В ходе анализа текущих процессов было принято решение доработать текущие методики отчетности, а также разработать новые.
Следующим шагом стала автоматизация расчетов и визуализация данных на дашбордах и внедрение ежедневной актуализации данных (ранее проводилась один раз в месяц). Однако несмотря на уже внедренные улучшения, в компании заказчика все еще оставались области в управлении KPI, которые требовали дополнительных усовершенствований. Это и подтолкнуло заказчика рассмотреть возможность разработки индивидуального решения для этих целей.
Среди основных задач такого решения:
- Оптимизация времени закупщика за счет автоматической фильтрации его данных;
- Создание ролевой модели (закупщик, руководитель управления, директор дивизиона, категорийный менеджер, сотрудник УК);
- Возможность перехода непосредственно из персонализированного дашборда в систему-источник для дальнейшей работы с документами;
- Подсветка "слабых" зон закупщику и руководителю для оперативного управления процессами.
Разработка индивидуального программного решения позволила бы значительно повысить эффективность работы и принимать более обоснованные стратегические решения в компании.
Глубокий анализ — во главе угла
Этап анализа критически важен для успеха любого проекта, так как помогает создать фундамент для успешной реализации проекта и добиться удовлетворения всех бизнес-потребностей компании.
В рамках этого проекта мы начали с анализа всей имеющейся документации, включая проектные планы и пользовательские требования, чтобы полностью понять общие цели и задачи проекта. Затем мы успешно организовали и провели воркшопы с ключевыми пользователями и заказчиком, что помогло нам более детально изучить их требования к будущему решению.
Помимо этого, мы провели анализ существующего ИТ-ландшафта, проверили основные технические параметры, проанализировали процессы отчетности и выявили узкие места в производительности. Кроме того, мы внимательно изучили роли пользователей, обеспечивая тем самым безопасность и соответствие требованиям заказчика.
В рамках функциональной оценки мы проанализировали существующую модель и структуру хранилища данных, изучили потоки данных и слои бизнес-логики приложения. Это помогло нам определить конкретные направления для улучшений и оптимизации в разрабатываемом решении.
Так появился инструмент “Рабочий стол закупщика”
Рабочий стол закупщика – это персонализированные оперативные дашборды для отдела закупок с ролевой моделью для выполнения ряда бизнес-процессов.
Обработка заявок на закупку
- Распределение заявок на закупку на четыре группы:
- Недеблокированные (невзятые) в работу.
- Требующие заказа.
- Ожидающие поставку.
- Выполненные.
- Визуальное выделение заявок, по которым истек срок плановой поставки или срок деблокирования;
- Группировка заявок на закупку по закупщикам, подразделениям и материалам, контроль загруженности закупщиков по части отработки заявок на закупку;
- Переход по ссылке в исходную систему к заявке на закупку напрямую из дашборда.
Комментарий специалиста отдела закупок компании:
“Продукт помогает держать в фокусе вопросы, позиции и процессы, которые требуют постоянного контроля. В этом блоке отображается количество всех заявок, и мы четко видим, какие из них необходимо взять в работу, по каким ожидается поставка и т.д.
Также в этом блоке есть функция отслеживания сроков выполнения заявки, позволяющая оперативно определять заказы, которые по каким-либо причинам долго обрабатываются, и исправлять это.
“Рабочий стол закупщика” также помогает выявлять некорректные заявки, например, без учета сроков поставки, и своевременно устранять их, избегая дублирования и закупки одних и тех же ТМЦ.”
Контроль показателей покрытия потребности в материалах
- Контроль процента покрытия потребности в материалах, их групп и категорий;
- Просмотр персональных показателей покрытия потребности материалов и заявок на закупку;
- Статистика покрытия заявок на закупку по закупщикам, подразделениям, категорийным менеджерам и материалам (по их группам и категориям).
Обработка конкурсных процедур по закупке ТМЦ
- Отражение информации о конкурсных процедурах по закупке ТМЦ в исходной системе;
- Контроль статусов конкурсных процедур и статусов согласования конкурсных таблиц;
- Анализ загруженности закупщиков и подразделений по части отработки процедур по закупке ТМЦ;
- Контроль срока подачи предложений для его последующего продления в случае отсутствия предложений;
- Визуальное выделение конкурсных таблиц, требующих утверждения;
- Визуальное выделение длительных конкурсных процедур с целью их закрытия.
Заявки в отдел поддержки закупок
- Контроль отправленных обращений в отдел поддержки закупок и их статусов;
- Визуальное выделение обращений, по которым требуется действие закупщика, а также обращений, которые не взяты в работу в течение длительного срока;
- Анализ загруженности закупщиков и подразделений по части наличия обращений в отдел поддержки.
Комментарий специалиста отдела закупок компании:
“Удобный инструмент, в котором собрано максимум необходимой для работы информации — все реестры, их статус, сроки обработки и т.д. Также из модуля есть прямой доступ к каждому реестру в отдельности, что очень удобно, если, например, по тем или иным причинам заявка отправляется на доработку — все это будет отображено в “Рабочем столе закупщика.”
Согласование и подписание договорных документов
- Анализ незарегистрированных договорных документов, контроль их статусов подписания;
- Анализ загруженности закупщиков и подразделений по части согласования договорных документов;
- Визуальное выделение договорных документов с длительным сроком согласования, а также документов, не взятых в работу закупщиком.
Комментарий специалиста отдела закупок компании:
“Инструмент позволяет отслеживать статусы договоров и сроки их подписания и своевременно устранять факторы, которые могут блокировать этот процесс. Это возможно благодаря функции быстрого перехода из “Рабочего стола закупщика” непосредственно к самому документу и его деталям.”
Обработка заявок на создание номенклатурных номеров
- Отображение необработанных закупщиком заявок на создание номенклатурных номеров;
- Визуальное выделение заявок на создание номенклатурных номеров с длительным сроком согласования;
- Анализ загруженности закупщиков и подразделений;
- Контроль статуса согласования, а также просмотр текущих согласующих и их ролей;
- Анализ среднего срока согласования заявок по месяцам.
Технологии, которые мы использовали
SAP-продукты:
- SAP ABAP
- SAP BW
- SAP SRM
- SAP ERP
- SAP MDG
Microsoft Power BI
Microsoft SQL
Результаты
Команда «Техфорвард» помогла разработать и внедрить “Рабочий стол закупщика” и доработать долю электронного документооборота. В свою очередь это улучшило и унифицировало существующие на предприятии методики отчетности и расчета KPI, расчета электронного документооборота и присвоения номенклатурных номеров (SKU).
Все это привело к осязаемым результатам и значительным улучшениям в различных аспектах работы отдела закупок в организации.
- Благодаря доступу к важной информации в режиме реального времени заказчик может принимать оперативные и эффективные решения, основанные на актуальных данных.
- Повысилась общая эффективность и снизились риски в закупочных процессах, сотрудники стали оперативнее реагировать на изменения и проблемы, возникающие в ходе работы, что привело к оптимизации цикла закупок в организации.
- Повысился уровень обслуживания клиентов и усилился контроль за материалами и закупками в организации.
- Решение помогло заказчику организовать эффективные процессы управления тендерами на закупку и обеспечило соблюдение сроков, оптимизацию ресурсов и прозрачность процессов закупок ТМЦ и услуг.
- Благодаря модулю обработки процедур по закупке услуг заказчик также смог улучшить работу отдела поддержки закупок и обеспечить его более оперативное реагирование на запросы и обращения, а также эффективную обработку и удовлетворение потребностей заказчиков и пользователей.
- Повысилась эффективность управления контрактами. Теперь стало проще соблюдать сроки и требования, а также оперативно реагировать на задержки и проблемы в процессе согласования и регистрации контрактов.
- Решение помогло оптимизировать процессы создания номенклатурных номеров и связанные с этим рабочие процессы.