Проблема
По мере роста компании взаимодействие между ее сотрудниками и HR-отделом стало затруднительным из-за отсутствия доступа к базовой информации. Например, персонал постоянно обращался в кадровый отдел с вопросами о количестве дней отпуска. Внедрение гибридной модели работы привело к тому, что офисные помещения были заняты лишь по документам, фактически оставаясь пустыми.
Что предстояло сделать
Перед нашей командой стояла задача создать систему управления сотрудниками, удобную для персонала без технического образования, например, для HR-менеджеров.
Следующей задачей была интеграция системы управления отпусками и корректный расчет количества оставшихся дней отдыха для сотрудников. Для этого требовалось выполнить длительный и сложный процесс загрузки исторических данных в систему.
Переход на гибридную модель работы в связи со вспышкой COVID-19 и введением мер по изоляции поставил перед командой еще две задачи:
- Соблюдение требований по обеспечению безопасной дистанции между сотрудниками во время работы;
- Повышение эффективности управления помещениями для экономии средств на аренде.
Описание решения
Продукт состоит из трех компонентов: «Адресная книга», «Запрос на предоставление отпуска» и «Бронирование рабочего места».
Адресная книга
Для сотрудников адресная книга — это простой способ найти информацию о коллегах. Для HR-команды — источник информации о сотрудниках компании и их профильных данных. Всю информацию можно редактировать в профиле работника. Адресная книга также служит базой данных для создания различных отчетов, например, о принятых и уволенных сотрудниках, о росте компании и других.
Запрос на предоставление отпуска
Система позволяет отслеживать количество доступных дней отпуска и создавать запросы на различные его виды: обычный отпуск, больничный, отпуск за свой счет, а также запрос на удаленную работу. Каждый тип запроса имеет свой процесс утверждения. Система автоматически рассчитывает накопленные дни отпуска с учетом региональных особенностей.
Модуль автоматизирует запросы сотрудников на удаленную работу и смену рабочего офиса. Он также позволяет создавать комплексные отчеты о фактическом количестве сотрудников в разных филиалах компании.
Интеграция с системой управления задачами позволяет эффективно регулировать взаимодействие между руководителями проектов и их сотрудниками. Это гарантирует включение менеджера проекта в процесс утверждения запросов на отпуск, что помогает планировать нагрузку.
Создаваемые в системе запросы на смену рабочего офиса проходят через цепочку утверждения и включают этап поддержки со стороны административного персонала. У менеджеров есть возможность просматривать отчеты о фактическом местоположении команды.
Бронирование рабочего места
Модуль наглядно представляет каждое помещение в офисе и позволяет сотрудникам быстро бронировать рабочие места. Офис-менеджеры отслеживают фактическую загрузку офисных помещений, проверяют отчеты об их использовании и своевременно принимают решения о расширении или сокращении количества рабочих мест.
Результаты
Разработанная система решила все вызовы, с которыми столкнулась компания. В настоящее время это решение предлагается предприятиям со штатом более 1000 человек, которые стремятся к более рациональному и экономичному управлению помещениями и повышению эффективности сотрудничества. Ниже приведены некоторые ключевые преимущества решения:
- Более 10 отчетов и диаграмм для административного персонала, которые помогают принимать взвешенные решения на основании данных;
- Семь различных типов запросов на отпуск с индивидуальной логикой; позволяют отслеживать текущий статус, доступность и местоположение каждого сотрудника;
- Расширенные возможности поиска, с помощью которых вы быстро находите контактную информацию коллег;
- 3D-планы этажей, повышающие удобство и скорость бронирования рабочих мест;
- Различные возможности бронирования;
- Мобильное и веб-приложения, которые позволяют сотрудникам использовать систему в дороге.
Благодаря интеграции с другими системами компании разработанное решение является неотъемлемой частью ее ИТ-инфраструктуры. Активное использование системы сотрудниками свидетельствует о ее высокой эффективности и удобстве для конечных пользователей.