Импортозамещение программного обеспечения – разработка решений под ключ
К сожалению, ничего не найдено
Пожалуйста, попробуйте изменить ваш запрос

Показано1-10

Как команда «Техфорвард» помогла улучшить весь цикл закупок с помощью заказной разработки

Благодаря решению “Рабочий стол закупщика”, разработанному нашей командой, заказчик оптимизировал закупочные процессы компании и повысил их эффективность.

Содержание

    Клиент

    Наш клиент — крупная сталелитейная и горнодобывающая компания, которая специализируется на добыче железной руды, угля и других металлов, а также занимается транспортировкой и продажей металлопродукции. Компания играет важную роль в мировой металлургической индустрии и считается одним из крупнейших предприятий в этой области.

    Сотрудничество «Техфорвард» с компанией заказчика началось в 2017 году, и за это время мы успешно реализовали для предприятия более 45 проектов различных масштабов и сложности. Среди них — как внедрение ИТ-решений, так и доработка SAP-системы в части материально-технического обеспечения на базе модуля ТОРО и системы SAP MRS (Multiresource Scheduling System).

    Помимо внедрения готовых решений и улучшения текущей ИТ-системы заказчика, мы интегрировали модуль SAP MM (Material Management) со сторонней системой, а также реализовали более 15 проектов в рамках развития ТОРО.

    Наша компания также тесно работает с заказчиком в направлении заказной разработки кастомизированных решений сейчас реализует ряд проектов для различных бизнес-единиц предприятия, среди которых — разработка персонализированных оперативных дашбордов для отдела закупок с ролевой моделью для выполнения ряда бизнес-процессов.

    Какие были предпосылки для этого

    В состав организации входят четыре завода, которые расположены в различных частях Российской Федерации и разных часовых поясах. Изначально в компании отсутствовала унифицированная методика отчетности и расчета KPI. Из-за этого в головной центр подавалась искаженная информация, что влияло на качество принимаемых решений.

    В ходе анализа текущих процессов было принято решение доработать текущие методики отчетности, а также разработать новые.

    Следующим шагом стала автоматизация расчетов и визуализация данных на дашбордах и внедрение ежедневной актуализации данных (ранее проводилась один раз в месяц). Однако несмотря на уже внедренные улучшения, в компании заказчика все еще оставались области в управлении KPI, которые требовали дополнительных усовершенствований. Это и подтолкнуло заказчика рассмотреть возможность разработки индивидуального решения для этих целей.

    Среди основных задач такого решения:

    • Оптимизация времени закупщика за счет автоматической фильтрации его данных;
    • Создание ролевой модели (закупщик, руководитель управления, директор дивизиона, категорийный менеджер, сотрудник УК);
    • Возможность перехода непосредственно из персонализированного дашборда в систему-источник для дальнейшей работы с документами;
    • Подсветка "слабых" зон закупщику и руководителю для оперативного управления процессами.

    Разработка индивидуального программного решения позволила бы значительно повысить эффективность работы и принимать более обоснованные стратегические решения в компании.

    Глубокий анализ — во главе угла

    Этап анализа критически важен для успеха любого проекта, так как помогает создать фундамент для успешной реализации проекта и добиться удовлетворения всех бизнес-потребностей компании.

    В рамках этого проекта мы начали с анализа всей имеющейся документации, включая проектные планы и пользовательские требования, чтобы полностью понять общие цели и задачи проекта. Затем мы успешно организовали и провели воркшопы с ключевыми пользователями и заказчиком, что помогло нам более детально изучить их требования к будущему решению.

    Помимо этого, мы провели анализ существующего ИТ-ландшафта, проверили основные технические параметры, проанализировали процессы отчетности и выявили узкие места в производительности. Кроме того, мы внимательно изучили роли пользователей, обеспечивая тем самым безопасность и соответствие требованиям заказчика.

    В рамках функциональной оценки мы проанализировали существующую модель и структуру хранилища данных, изучили потоки данных и слои бизнес-логики приложения. Это помогло нам определить конкретные направления для улучшений и оптимизации в разрабатываемом решении.

    Так появился инструмент “Рабочий стол закупщика”

    Рабочий стол закупщика – это персонализированные оперативные дашборды для отдела закупок с ролевой моделью для выполнения ряда бизнес-процессов.

    Обработка заявок на закупку

    • Распределение заявок на закупку на четыре группы:
    1. Недеблокированные (невзятые) в работу.
    2. Требующие заказа.
    3. Ожидающие поставку.
    4. Выполненные.
    • Визуальное выделение заявок, по которым истек срок плановой поставки или срок деблокирования;
    • Группировка заявок на закупку по закупщикам, подразделениям и материалам, контроль загруженности закупщиков по части отработки заявок на закупку;
    • Переход по ссылке в исходную систему к заявке на закупку напрямую из дашборда.

    Комментарий специалиста отдела закупок компании:

    “Продукт помогает держать в фокусе вопросы, позиции и процессы, которые требуют постоянного контроля. В этом блоке отображается количество всех заявок, и мы четко видим, какие из них необходимо взять в работу, по каким ожидается поставка и т.д.

    Также в этом блоке есть функция отслеживания сроков выполнения заявки, позволяющая оперативно определять заказы, которые по каким-либо причинам долго обрабатываются, и исправлять это.

    “Рабочий стол закупщика” также помогает выявлять некорректные заявки, например, без учета сроков поставки, и своевременно устранять их, избегая дублирования и закупки одних и тех же ТМЦ.”

    Контроль показателей покрытия потребности в материалах

    • Контроль процента покрытия потребности в материалах, их групп и категорий;
    • Просмотр персональных показателей покрытия потребности материалов и заявок на закупку;
    • Статистика покрытия заявок на закупку по закупщикам, подразделениям, категорийным менеджерам и материалам (по их группам и категориям).

    Обработка конкурсных процедур по закупке ТМЦ

    • Отражение информации о конкурсных процедурах по закупке ТМЦ в исходной системе;
    • Контроль статусов конкурсных процедур и статусов согласования конкурсных таблиц;
    • Анализ загруженности закупщиков и подразделений по части отработки процедур по закупке ТМЦ;
    • Контроль срока подачи предложений для его последующего продления в случае отсутствия предложений;
    • Визуальное выделение конкурсных таблиц, требующих утверждения;
    • Визуальное выделение длительных конкурсных процедур с целью их закрытия.

    Заявки в отдел поддержки закупок

    • Контроль отправленных обращений в отдел поддержки закупок и их статусов;
    • Визуальное выделение обращений, по которым требуется действие закупщика, а также обращений, которые не взяты в работу в течение длительного срока;
    • Анализ загруженности закупщиков и подразделений по части наличия обращений в отдел поддержки.

    Комментарий специалиста отдела закупок компании:

    “Удобный инструмент, в котором собрано максимум необходимой для работы информации — все реестры, их статус, сроки обработки и т.д. Также из модуля есть прямой доступ к каждому реестру в отдельности, что очень удобно, если, например, по тем или иным причинам заявка отправляется на доработку — все это будет отображено в “Рабочем столе закупщика.”

    Согласование и подписание договорных документов

    • Анализ незарегистрированных договорных документов, контроль их статусов подписания;
    • Анализ загруженности закупщиков и подразделений по части согласования договорных документов;
    • Визуальное выделение договорных документов с длительным сроком согласования, а также документов, не взятых в работу закупщиком.

    Комментарий специалиста отдела закупок компании:

    “Инструмент позволяет отслеживать статусы договоров и сроки их подписания и своевременно устранять факторы, которые могут блокировать этот процесс. Это возможно благодаря функции быстрого перехода из “Рабочего стола закупщика” непосредственно к самому документу и его деталям.”

    Обработка заявок на создание номенклатурных номеров

    • Отображение необработанных закупщиком заявок на создание номенклатурных номеров;
    • Визуальное выделение заявок на создание номенклатурных номеров с длительным сроком согласования;
    • Анализ загруженности закупщиков и подразделений;
    • Контроль статуса согласования, а также просмотр текущих согласующих и их ролей;
    • Анализ среднего срока согласования заявок по месяцам.

    Технологии, которые мы использовали

    SAP-продукты:

    • SAP ABAP
    • SAP BW
    • SAP SRM
    • SAP ERP
    • SAP MDG

    Microsoft Power BI
    Microsoft SQL

    Результаты

    Команда «Техфорвард» помогла разработать и внедрить “Рабочий стол закупщика” и доработать долю электронного документооборота. В свою очередь это улучшило и унифицировало существующие на предприятии методики отчетности и расчета KPI, расчета электронного документооборота и присвоения номенклатурных номеров (SKU).

    Все это привело к осязаемым результатам и значительным улучшениям в различных аспектах работы отдела закупок в организации.

    • Благодаря доступу к важной информации в режиме реального времени заказчик может принимать оперативные и эффективные решения, основанные на актуальных данных.
    • Повысилась общая эффективность и снизились риски в закупочных процессах, сотрудники стали оперативнее реагировать на изменения и проблемы, возникающие в ходе работы, что привело к оптимизации цикла закупок в организации.
    • Повысился уровень обслуживания клиентов и усилился контроль за материалами и закупками в организации.
    • Решение помогло заказчику организовать эффективные процессы управления тендерами на закупку и обеспечило соблюдение сроков, оптимизацию ресурсов и прозрачность процессов закупок ТМЦ и услуг.
    • Благодаря модулю обработки процедур по закупке услуг заказчик также смог улучшить работу отдела поддержки закупок и обеспечить его более оперативное реагирование на запросы и обращения, а также эффективную обработку и удовлетворение потребностей заказчиков и пользователей.
    • Повысилась эффективность управления контрактами. Теперь стало проще соблюдать сроки и требования, а также оперативно реагировать на задержки и проблемы в процессе согласования и регистрации контрактов.
    • Решение помогло оптимизировать процессы создания номенклатурных номеров и связанные с этим рабочие процессы.