Импортозамещение программного обеспечения – разработка решений под ключ
К сожалению, ничего не найдено
Пожалуйста, попробуйте изменить ваш запрос

Показано1-10

Как команда «Техфорвард» помогла улучшить весь цикл закупок с помощью заказной разработки

Клиент

Наш клиент — крупная сталелитейная и горнодобывающая компания, которая специализируется на добыче железной руды, угля и других металлов, а также занимается транспортировкой и продажей металлопродукции. Компания играет важную роль в мировой металлургической индустрии и считается одним из крупнейших предприятий в этой области.

Сотрудничество «Техфорвард» с компанией заказчика началось в 2017 году, и за это время мы успешно реализовали для предприятия более 45 проектов различных масштабов и сложности. Среди них — как внедрение ИТ-решений, так и доработка SAP-системы в части материально-технического обеспечения на базе модуля ТОРО и системы SAP MRS (Multiresource Scheduling System).

Помимо внедрения готовых решений и улучшения текущей ИТ-системы заказчика, мы интегрировали модуль SAP MM (Material Management) со сторонней системой, а также реализовали более 15 проектов в рамках развития ТОРО.

Наша компания также тесно работает с заказчиком в направлении заказной разработки кастомизированных решений сейчас реализует ряд проектов для различных бизнес-единиц предприятия, среди которых — разработка персонализированных оперативных дашбордов для отдела закупок с ролевой моделью для выполнения ряда бизнес-процессов.

Какие были предпосылки для этого

В состав организации входят четыре завода, которые расположены в различных частях Российской Федерации и разных часовых поясах. Изначально в компании отсутствовала унифицированная методика отчетности и расчета KPI. Из-за этого в головной центр подавалась искаженная информация, что влияло на качество принимаемых решений.

В ходе анализа текущих процессов было принято решение доработать текущие методики отчетности, а также разработать новые.

Следующим шагом стала автоматизация расчетов и визуализация данных на дашбордах и внедрение ежедневной актуализации данных (ранее проводилась один раз в месяц). Однако несмотря на уже внедренные улучшения, в компании заказчика все еще оставались области в управлении KPI, которые требовали дополнительных усовершенствований. Это и подтолкнуло заказчика рассмотреть возможность разработки индивидуального решения для этих целей.

Среди основных задач такого решения:

  • Оптимизация времени закупщика за счет автоматической фильтрации его данных;
  • Создание ролевой модели (закупщик, руководитель управления, директор дивизиона, категорийный менеджер, сотрудник УК);
  • Возможность перехода непосредственно из персонализированного дашборда в систему-источник для дальнейшей работы с документами;
  • Подсветка "слабых" зон закупщику и руководителю для оперативного управления процессами.

Разработка индивидуального программного решения позволила бы значительно повысить эффективность работы и принимать более обоснованные стратегические решения в компании.

Глубокий анализ — во главе угла

Этап анализа критически важен для успеха любого проекта, так как помогает создать фундамент для успешной реализации проекта и добиться удовлетворения всех бизнес-потребностей компании.

В рамках этого проекта мы начали с анализа всей имеющейся документации, включая проектные планы и пользовательские требования, чтобы полностью понять общие цели и задачи проекта. Затем мы успешно организовали и провели воркшопы с ключевыми пользователями и заказчиком, что помогло нам более детально изучить их требования к будущему решению.

Помимо этого, мы провели анализ существующего ИТ-ландшафта, проверили основные технические параметры, проанализировали процессы отчетности и выявили узкие места в производительности. Кроме того, мы внимательно изучили роли пользователей, обеспечивая тем самым безопасность и соответствие требованиям заказчика.

В рамках функциональной оценки мы проанализировали существующую модель и структуру хранилища данных, изучили потоки данных и слои бизнес-логики приложения. Это помогло нам определить конкретные направления для улучшений и оптимизации в разрабатываемом решении.

Так появился инструмент “Рабочий стол закупщика”

Рабочий стол закупщика – это персонализированные оперативные дашборды для отдела закупок с ролевой моделью для выполнения ряда бизнес-процессов.

Обработка заявок на закупку

  • Распределение заявок на закупку на четыре группы:
  1. Недеблокированные (невзятые) в работу.
  2. Требующие заказа.
  3. Ожидающие поставку.
  4. Выполненные.
  • Визуальное выделение заявок, по которым истек срок плановой поставки или срок деблокирования;
  • Группировка заявок на закупку по закупщикам, подразделениям и материалам, контроль загруженности закупщиков по части отработки заявок на закупку;
  • Переход по ссылке в исходную систему к заявке на закупку напрямую из дашборда.

Комментарий специалиста отдела закупок компании:

“Продукт помогает держать в фокусе вопросы, позиции и процессы, которые требуют постоянного контроля. В этом блоке отображается количество всех заявок, и мы четко видим, какие из них необходимо взять в работу, по каким ожидается поставка и т.д.

Также в этом блоке есть функция отслеживания сроков выполнения заявки, позволяющая оперативно определять заказы, которые по каким-либо причинам долго обрабатываются, и исправлять это.

“Рабочий стол закупщика” также помогает выявлять некорректные заявки, например, без учета сроков поставки, и своевременно устранять их, избегая дублирования и закупки одних и тех же ТМЦ.”

Контроль показателей покрытия потребности в материалах

  • Контроль процента покрытия потребности в материалах, их групп и категорий;
  • Просмотр персональных показателей покрытия потребности материалов и заявок на закупку;
  • Статистика покрытия заявок на закупку по закупщикам, подразделениям, категорийным менеджерам и материалам (по их группам и категориям).

Обработка конкурсных процедур по закупке ТМЦ

  • Отражение информации о конкурсных процедурах по закупке ТМЦ в исходной системе;
  • Контроль статусов конкурсных процедур и статусов согласования конкурсных таблиц;
  • Анализ загруженности закупщиков и подразделений по части отработки процедур по закупке ТМЦ;
  • Контроль срока подачи предложений для его последующего продления в случае отсутствия предложений;
  • Визуальное выделение конкурсных таблиц, требующих утверждения;
  • Визуальное выделение длительных конкурсных процедур с целью их закрытия.

Заявки в отдел поддержки закупок

  • Контроль отправленных обращений в отдел поддержки закупок и их статусов;
  • Визуальное выделение обращений, по которым требуется действие закупщика, а также обращений, которые не взяты в работу в течение длительного срока;
  • Анализ загруженности закупщиков и подразделений по части наличия обращений в отдел поддержки.

Комментарий специалиста отдела закупок компании:

“Удобный инструмент, в котором собрано максимум необходимой для работы информации — все реестры, их статус, сроки обработки и т.д. Также из модуля есть прямой доступ к каждому реестру в отдельности, что очень удобно, если, например, по тем или иным причинам заявка отправляется на доработку — все это будет отображено в “Рабочем столе закупщика.”

Согласование и подписание договорных документов

  • Анализ незарегистрированных договорных документов, контроль их статусов подписания;
  • Анализ загруженности закупщиков и подразделений по части согласования договорных документов;
  • Визуальное выделение договорных документов с длительным сроком согласования, а также документов, не взятых в работу закупщиком.

Комментарий специалиста отдела закупок компании:

“Инструмент позволяет отслеживать статусы договоров и сроки их подписания и своевременно устранять факторы, которые могут блокировать этот процесс. Это возможно благодаря функции быстрого перехода из “Рабочего стола закупщика” непосредственно к самому документу и его деталям.”

Обработка заявок на создание номенклатурных номеров

  • Отображение необработанных закупщиком заявок на создание номенклатурных номеров;
  • Визуальное выделение заявок на создание номенклатурных номеров с длительным сроком согласования;
  • Анализ загруженности закупщиков и подразделений;
  • Контроль статуса согласования, а также просмотр текущих согласующих и их ролей;
  • Анализ среднего срока согласования заявок по месяцам.

Технологии, которые мы использовали

SAP-продукты:

  • SAP ABAP
  • SAP BW
  • SAP SRM
  • SAP ERP
  • SAP MDG

Microsoft Power BI
Microsoft SQL

Результаты

Команда «Техфорвард» помогла разработать и внедрить “Рабочий стол закупщика” и доработать долю электронного документооборота. В свою очередь это улучшило и унифицировало существующие на предприятии методики отчетности и расчета KPI, расчета электронного документооборота и присвоения номенклатурных номеров (SKU).

Все это привело к осязаемым результатам и значительным улучшениям в различных аспектах работы отдела закупок в организации.

  • Благодаря доступу к важной информации в режиме реального времени заказчик может принимать оперативные и эффективные решения, основанные на актуальных данных.
  • Повысилась общая эффективность и снизились риски в закупочных процессах, сотрудники стали оперативнее реагировать на изменения и проблемы, возникающие в ходе работы, что привело к оптимизации цикла закупок в организации.
  • Повысился уровень обслуживания клиентов и усилился контроль за материалами и закупками в организации.
  • Решение помогло заказчику организовать эффективные процессы управления тендерами на закупку и обеспечило соблюдение сроков, оптимизацию ресурсов и прозрачность процессов закупок ТМЦ и услуг.
  • Благодаря модулю обработки процедур по закупке услуг заказчик также смог улучшить работу отдела поддержки закупок и обеспечить его более оперативное реагирование на запросы и обращения, а также эффективную обработку и удовлетворение потребностей заказчиков и пользователей.
  • Повысилась эффективность управления контрактами. Теперь стало проще соблюдать сроки и требования, а также оперативно реагировать на задержки и проблемы в процессе согласования и регистрации контрактов.
  • Решение помогло оптимизировать процессы создания номенклатурных номеров и связанные с этим рабочие процессы.